ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

Planner

Planner es una herramienta de fuente abierta para la administración de proyectos para el escritorio GNOME. Planner utiliza un formato de archivo basado en XML o una base de datos PostgreSQL para almacenar los detalles del proyecto, cuenta con diagramas de Gantt, gestión de tareas, manejo de dependencias, definición y asignación de recursos, subtareas, calendarios de proyecto y vacaciones. Se encuentra disponible en Linux y Windows.

Historia

Planner fue creado originalmente por Richard Hult y Mikael Hallendal en Imendio. En la actualidad está siendo desarrollado por GNOME.

Características

Planner puede almacenar sus datos en ficheros XML o en una base de datos postgresql. Los proyectos pueden ser impresos en PDF o exportados a HTML para una visualización simple desde cualquier navegador web.

El programa permite:

• Gestión de calendarios
• Gestión de recursos
• Seguimiento del avance del proyecto
• Enlazar tareas
• Exportación a diferentes formatos

Vista Gantt

La vista de Gantt combina el diagrama de Gantt con una versión abreviada de la vista de tareas. Un diagrama de Gantt es una representación gráfica de todas las tareas de las que se compone un proyecto. Cada barra es una representación gráfica del tiempo que se planea tomar para una tarea. Es una valiosa herramienta de gestión de proyectos.

La vista Gantt le permite:

• Ver una representación gráfica de la programación del proyecto.

• Gestionar las relaciones entre las tareas mediante arrastrar y soltar.

• Hacer zoom in y zoom out para ver los distintos niveles de detalle.

• Ver los recursos asignados a cada tarea.

Puede cambiar las columnas que son visibles seleccionando View -> Edit Visible Columns. Este cuadro de diálogo permite agregar, eliminar y cambiar el orden de las columnas de la vista. La misma característica está disponible en las demás vistas.

Vista Resource

La vista resource le da acceso a las siguientes características:

• Gestión de la lista de recursos, incluidos los recursos humanos y materiales.

• Gestión de los grupos de recursos.

• Gestión del coste de recursos.

Vista Resource Usage

La vista Resource Usage muestra la disponibilidad de recursos basado en las tareas a las que han sido asignados. Su diseño es similar del diagrama de Gantt, pero organizado por el recurso.

La línea de resumen muestra la disponibilidad del recurso. El detalle muestra cada tarea a la que el recurso está asignado. Las sobre asignaciones aparecen en rojo en la barra de resumen.

La codificación de color es:

• Verde muestra que el recurso no está asignado a ninguna tarea en ese momento.

• Azul tiene un significado ligeramente diferente dependiendo de su contexto. En la línea de la tarea, muestra que el recurso está parcial o totalmente asignado a la tarea (con el porcentaje de asignación que se muestra junto a él), pero en la línea de resumen de recursos, muestra que el recurso está asignado plenamente en ese momento.

• Gris muestra que el recurso está asignado parcialmente en ese momento

• Rojo muestra que el recurso está sobre asignado.

Iniciar Planner

Hay varias formas para iniciar planner

• Desde el menu de aplicaciones

      Elija Oficina -> Project Management. 

• Desde línea de comandos

      Escriba planner y después pulse intro.

Al iniciar Planner, aparece la siguiente ventana. Como puede ver, la vista Gantt es el valor predeterminado.

La ventana de Planner contiene los siguientes elementos:

• Barra de menús: Los menús de la barra de menús que contienen todos los comandos que necesita para trabajar con archivos en Planner.

• Barra de herramientas: La barra de herramientas contiene un subconjunto de los comandos que se pueden acceder desde la barra de menús.

• Barra de Estado: La barra de estado muestra información acerca de la actividad actual de Planner y la información contextual acerca de los elementos de menú.

Usando planner 

 

Abrir y guardar proyectos

Para abrir un proyecto, File -> Open, o en el botón Abrir de la barra de herramientas. Seleccione el archivo que desea abrir y, a continuación, haga clic en OK. Los archivos se almacenan con la extensión .planner.

También puede abrir un archivo seleccionándolo desde el explorador de archivos o el escritorio y arrastrándolo en una ventana abierta de Planner.

Para guardar un proyecto, elija File -> Save As para guardar un proyecto nuevo, o un proyecto existente con un nuevo nombre de archivo. Elija File -> Save para guardar un archivo ya existente.

Si intenta abrir un archivo en un formato que no reconoce Planner, la aplicación muestra un mensaje de error.

Es recomendable guardar su trabajo periódicamente ya que Planner no tiene una función de recuperación.

Abrir y guardar un proyecto en una base de datos

Para abrir un proyecto desde una base de datos, elija File -> Import -> Open From Database… Introduzca el servidor, el nombre de la base de datos, el usuario y la contraseña y, a continuación, haga clic en OK. Si la base de datos se encuentra en la misma máquina que está ejecutando Planner puede dejarlo vacío. También puede dejar el campo de contraseña en blanco si no es necesaria ninguna contraseña para el usuario de base de datos.

Después de que Planner se conecte a la base de datos, se mostrará una lista de proyectos que están almacenados en la base de datos. Seleccione el plan de proyecto que desee abrir y, a continuación, haga clic en OK.

Para guardar un proyecto en una base de datos, elija File -> Export -> Save to Database... Introduzca el servidor, el nombre de la base de datos, el usuario y la contraseña y, a continuación, haga clic en OK. Si la base de datos se encuentra en la misma máquina que está ejecutando Planner puede dejarlo vacío. También puede dejar el campo de contraseña en blanco si no es necesaria ninguna contraseña para el usuario de base de datos.

Si la base de datos en la que va a guardar el archivo que no existe, Planner le ofrecerá la opción para crearla de forma automática.

Importar y Exportar

Planner soporta importar y exportar archivos en varios formatos.

Importar desde Microsoft Project XML

La importación desde MS Project XML es nueva y considerada experimental. MS Project versión 2002 y posteriores permiten guardar archivos de proyecto en formato XML. Para utilizar esta función de importación primero debe guardar el archivo de MS Project en formato xml.

Para importar el archivo, elija File -> Import -> MS Project XML. Simplemente elija el archivo que desea importar en el cuadro de diálogo.

Por favor, tenga en cuenta las siguientes limitaciones al importar:

• Las propiedades no se guardan en el archivo xml.

• Los Calendarios no se importan debido a las diferencias en el formato en el que se almacenan los datos.

• Los grupos de recursos no se importan debido a las diferencias en el formato en el que se almacenan los datos.

Exportar a HTML

La exportación a HTML crea una vista de su proyecto en formato HTML que puede publicar en un sitio web, o enviar por correo electrónico a los stakeholders que no tienen acceso a Planner. Puede crear la página HTML seleccionando File -> Export -> HTML.

Exportar al formato anterior de Planner

Para compatibilidad con versiones anteriores, Planner admite la exportación a un formato anterior. Para utilizar esta función, elija File -> Export -> Planner 0.11 format.

Undo/Redo

Para deshacer un error, puede hacer clic en el botón deshacer de la barra de herramientas o ir a Edit -> Undo.

Para rehacer una acción, puede hacer clic en el botón rehacer la barra de herramientas o ir a Edit -> Redo.

Editar propiedades de proyecto

Para editar las propiedades del proyecto, haga clic en Project -> Edit Project Properties. Aquí puede editar el nombre del proyecto, su fecha de inicio, la fase de proyecto, el calendario predeterminado,…

Editar calendarios de proyecto

Para editar los calendarios de proyecto, seleccione Project -> Manage Calendars. Esto nos permite definir los días laborables y las horas de trabajo de esos días laborables. El calendario predeterminado representa un mes de trabajo típico, con los fines de semana atenuados, puesto que no son laborables.

Añadir tareas

Para agregar una tarea, puede hacer clic en el botón de inserción en la barra de herramientas o puede hacer clic derecho en el área de tareas y elegir Insert Task. Estas opciones funcionan de la misma forma en la vista Gantt.

Para agregar varias tareas rápidamente, haga clic en Actions -> Insert Tasks, se abrirá el cuadro de diálogo de tareas de inserción. Este cuadro de diálogo permite la inserción rápida de varias tareas.

Propiedades de tarea

Algunas propiedades de la tarea pueden editarse directamente desde la vista de tareas: el nombre de la tarea y el esfuerzo de trabajo. También puede iniciar el cuadro de diálogo de propiedades de tarea desde aquí haciendo clic derecho en una tarea y eligiendo Edit task.

Para editar todas las propiedades de la tarea, haga clic derecho sobre una tarea y seleccione Edit Task. Como alternativa, puede seleccionar la tarea y utilizar el menú principal: Actions -> Edit Task.

La ficha Resources permite asignar recursos a una tarea. Recuerde que los recursos pueden incluir materiales y personas. Haga clic en la casilla Assigned para asignar el recurso a la tarea actual. Utilice el campo Units para especificar el porcentaje de los recursos que se asignan a la tarea.

Puede ver en la ficha Predecessors las tareas que necesitan ser terminadas antes de que pueda comenzar la tarea que se está editando.

Desde este cuadro de diálogo, puede cambiar el predecesor de la tarea, el tipo de predecesor y el tiempo que transcurre entre la tarea y el predecesor.

Puede añadir notas a la tarea mediante el editor en la ficha Notes. También puede insertar la hora actual a la nota mediante el botón que aparece en el cuadro de diálogo.

Creando subtareas

Las tareas complejas pueden desglosarse en subtareas para administrarlas de una forma más sencilla. Una tarea que se divide en las subtareas se llama una tarea resumen. La fecha de inicio de la tarea de resumen y la duración no pueden modificarse debido a que se calcula a partir de las subtareas.

Restricciones de tarea

Normalmente todas las tareas comienzan en la fecha de inicio de proyecto de forma predeterminada. Hay veces que la tarea debe iniciar en una determinada fecha. Puede especificar estas restricciones en el cuadro de diálogo de la fecha de inicio.

Puede eliminar la restricción para la tarea actual mediante Actions -> Reset constraint.

Propiedades personalizadas de tareas

Las propiedades personalizadas pueden agregarse en la vista Task seleccionando Actions -> Edit Custom Properties.

Añadir recursos

Los recursos pueden agregarse haciendo clic el botón de inserción, o bien en Actions -> Insert Resource. Para agregar varios recursos rápidamente, haga clic en Actions -> Insert Resources.

Propiedades de recursos

Para editar las propiedades de los recursos que no se muestran en la vista Resource, haga clic derecho sobre el recurso y elija Editar resource. La ficha General muestra los mismos elementos que se encuentran en la vista de recursos.

La ficha Calendar permite asignar un calendario a un recurso específico, si el calendario predeterminado del proyecto no es adecuado. Para cambiar el calendario asignado a un recurso, simplemente selecciónelo la lista.

Propiedades personalizadas de recursos

Para agregar propiedades personalizadas a los recursos, elija Actions -> Edit Custom Properties.

Editor de grupos

Con el editor de grupo puede definir los grupos que se utiliza para clasificar sus recursos. Un grupo tiene un nombre, un gerente, teléfono, correo electrónico y una opción para especificar el grupo predeterminado. Si especifica un grupo de forma predeterminada, cada nuevo recurso que agregue se colocará en este grupo.

Prioridades

Planner incluye una función de programación de prioridad experimental. Esta funcionalidad permite desviar recursos de una o más tareas a una tarea de alta prioridad y reprogramar las tareas en consecuencia.

Asumiendo que tiene un proyecto existente, planner puede desviar los recursos a la tarea que tiene una prioridad superior. Para ello, haga lo siguiente a la tarea de prioridad más alta:

• Ponga la prioridad de la tarea a 9999.

• Defina la tarea para iniciar en una fecha fija.

• Asigne un recurso a la tarea.

Usando la vista Gantt

La vista Gantt posee un número de características que merecen ser estudiadas con mayor detalle. Creando dependencias con el diagrama de Gantt

Para iniciar una tarea, a menudo deben terminar primero otras tareas. Las dependencias pueden configurarse utilizando la ficha Predecessors en el cuadro de diálogo de edición de tarea, como se muestra arriba, o puede hacerse gráficamente en el diagrama de Gantt. Si hace clic en la barra que representa al predecesor, aparecerá una flecha. Arrastre la flecha hasta la barra de la tarea dependiente. El diagrama de Gantt reflejará inmediatamente la nueva relación. Puede modificar esta relación, abriendo el cuadro de diálogo de edición de tarea de la tarea dependiente y seleccionar la ficha Predecessors.

Si desea eliminar la dependencia, puede seleccionar cualquiera de las dos tareas y eliminar el enlace haciendo clic en el icono de desvincular de la barra de herramientas.

Resaltando la ruta crítica

Para mostrar las tareas a lo largo de la ruta crítica del proyecto, elija View -> Highlight Critical Tasks. Los nombres de las tareas a lo largo de la ruta crítica se mostrarán en rojo, al igual que la barra de tareas.

Mostrando días “no estándar”

En la vista Gantt, existe una manera fácil de mostrar donde un recurso tiene un periodo de tiempo laborable o no laborable que difiere el calendario predeterminado. Puede verlo haciendo clic en View -> Nonstandard Days.

Moviendo tareas

Si necesita cambiar el orden en el que las tareas se muestran en la vista de tareas, puede hacerlo seleccionando la tarea que desea mover, y utilizando los iconos de subir y bajar de la barra de herramientas.

Haciendo zoom en el diagrama de Gantt

Las tareas de un proyecto pueden tener duraciones muy diferentes y a veces es necesario tener una visión más cercana de la línea de tiempo para ver los detalles de algunas dependencias de la tarea, pero otras veces necesita una vista alejada para ver todo el proyecto. Planner tiene un sistema de zoom que permite acercar la vista o alejarla.

Puede utilizar los iconos de zoom in y zoom out para ampliar la vista o alejarla.